Cuando nos enfrentamos a un nuevo evento hay dos aspectos clave relacionados con la logística que son relevantes a la hora de organizarnos: número de asistentes y destino.
En ocasiones, el número de asistentes es sumamente mayor en relación con el destino donde se va a llevar a cabo el evento. En estos casos, podemos decir que los espacios, el venue, el hotel, e incluso en algunas ocasiones, el destino en sí, se pone al servicio de nuestro cliente, de forma prácticamente exclusiva.
Los profesionales encargados de diseñar la logística del evento, se ponen manos a la obra para gestionar el entorno más adecuado según los objetivos del cliente, así como atender las necesidades de los participantes y las peticiones de las delegaciones de los países participantes.
Un destino ‘pequeño’ o reducido no tiene por qué ser un hándicap para el account, si no que se trata de un desafío que brinda nuevas oportunidades para buscar alternativas originales para los asistentes. De hecho, estos destinos, tienen mucho más que ofrecer que lo que parece en simple apariencia. El cuidado y el detalle son dos de las características que les suelen acompañar.
Una vez definido el evento y marcados los objetivos, es el momento de la planificación y producción, puesto que la logística previa al evento es la parte más importante. Hay que organizar el personal, trabajar codo con codo con los proveedores y mantener una comunicación fluida entre todas las partes.
Es importante saber que la logística no solo implica la iluminación, la música y demás elementos; también abarca la dinámica del evento como los servicios externos contratados o la organización de actividades, entre otros. Igualmente cobra un papel relevante el plan logístico de los sistemas de transporte, de señalización y de seguridad.
En definitiva, la creatividad, la imaginación y el ingenio deben trabajar para que el día del evento todo salga según lo previsto. En un evento, la logística no puede bajar la guardia en ningún momento, ya que es necesario que todo el mundo esté alerta para solucionar de forma rápida cualquier imprevisto que pueda surgir.
