El trabajo que se realiza desde el departamento legal abarca algunas de las funciones más importantes a la hora de organizar un evento: la seguridad. Así nos lo cuenta en esta entrevista nuestra compañera Reyes Romero, miembro de este departamento.
¿Cuáles son vuestras funciones principales en el departamento legal?
Tenemos muchas más funciones de las que os podéis imaginar, entre otras redacción y revisión de contratos tipo y específicos con clientes y proveedores (contratos de eventos, publicidad, marketing, fabricación de stands, producción, …), contratación de artistas y espectáculos, revisión de documentación de proveedores con el departamento de compras, documentos administrativos solicitados por clientes y proveedores para su homologación, compraventas y alquiler (gestiones con notarías y registros mercantiles), arrendamientos, solicitud de licencias para eventos tanto con urbanismo como con ayuntamientos, multas y recursos, seguros (contrataciones, declaración de siniestros, renovación y seguimiento de pólizas), altas con proveedores, mantenimientos de las plataformas, seguimiento de la documentación requerida y actualización, preparación de la documentación administrativa de concursos, subvenciones y licitaciones (públicas o privadas), confidencialidad, registro de marcas, procedimientos judiciales…
¿Para qué tipo de operaciones recurren a vuestro departamento?
Para solventar dudas y problemas de cualquier tipo de situaciones que nos puedan ocurrir dentro de la empresa. Las operaciones son muy diversas; desde un contrato con cliente o proveedor, dudas de altas de portales, protección de datos o derechos de imagen.
¿Cómo ha sido la adaptación al nuevo reglamento europeo de protección de datos?
La nueva normativa requiere de una adaptación integral del grupo de empresas y un compromiso por parte de todos para que cumplamos lo que nos pide el ordenamiento jurídico. El asunto se ha convertido en una materia aún más delicada por el importante procedimiento sancionador que acompaña este nuevo control. En todas las áreas de nuestra empresa nos vemos inmersos en el tratamiento de datos, bien de forma directa, bien por encargo de un cliente y nos convertimos en encargados del tratamiento. Ha habido que examinar departamento a departamento para ver las diferentes situaciones en las que nos encontramos y cómo debemos de tratar cada uno de los datos que manejamos.
Cuando se trata de un evento internacional ¿cuáles son las principales medidas que hay que tener en cuenta?
Es importante atar los compromisos de las partes, lo que sucede si hay una causa de fuerza mayor que dificulte las cosas, el régimen fiscal del país de destino y vigilar por el cumplimiento normativo a nivel administrativo y laboral de nuestro personal.
¿Qué valor cobra la seguridad en un evento?
Para nosotros es de las causas principales por la que hacer un contrato. La seguridad es lo primero, tanto de daños físicos y materiales como económicos. La seguridad de las personas es algo que siempre debe estar cubierto y con lo que no debemos jugar. Por ello, siempre nos encargamos que se recoja por contrato que un servicio se realice con la seguridad debida y sin negligencias y que haya un seguro de responsabilidad civil o específico de la actividad que se desarrolle.
