En esta ocasión nos vamos a Sevilla para pasar el día con Ana García -Event Account Manager-. ¿Quieres saber dónde estaba Ana del 26 al 28 de octubre? Te adelantamos que celebrando Airbus AMUG 2021 y con la adrenalina a tope… Así nos lo cuenta.
Nos ponemos en situación:
- Día: 26 de octubre
- Estamos con Ana García
- Y acompañamos a Airbus
- Para celebrar Airbus AMUG 2021
Queremos saber más:
¿Qué es lo primero que tienes en cuenta cuando comienza a poner en marcha el proyecto?
Lo más importante y por supuesto lo primero que necesitamos es un briefing muy detallado por parte del cliente, que recoja todas las necesidades del evento para posteriormente hacer un estudio detallado. Una vez hemos entendido bien todo lo que se solicita empezamos a trabajar la mejor propuesta para que el evento sea todo un éxito. Hay clientes a los que conoces mejor porque trabajas a menudo con ellos y más o menos conoces sus gustos y preferencias.
¿Con qué parte del equipo de beon. cuentas para este proyecto?
Para este en concreto tengo que contar con todos los departamentos. Empezamos con diseño que nos plantea opciones para la imagen gráfica y diferentes claims. Una vez aprobada la imagen se plantea sobre planos y renders la escenografía que queremos mostrar al cliente. Con la escenografía aprobada solicitamos presupuesto al resto de marcas como OnOff, Expresión, Janoff, Balance,… Digital nos diseña el save the date y la invitación para que pueda ser enviada a los participantes utilizando la imagen aprobada.
Por otro lado, compras y administración gestionando formas de pago y facturas internas y de proveedores externos; y muy importante Legal, que está pendiente de los contratos con los proveedores para que podamos llevar el evento a cabo cumpliendo los requisitos que nos piden todos ellos.
¿Qué tienes en cuenta a la hora de seleccionar los venues o el formato?
En esta ocasión el venue de la convención venía dado ya por el cliente. Se celebró en el Hotel Riu Plaza de España, pero normalmente lo que tenemos en cuenta es el número de personas, características que tiene el evento, por ejemplo, si debe tener salas de reunión, espacio para market place, espacio para F&B, nº de habitaciones, etc.
Para este evento si que ofrecimos el espacio para el evento social. Querían un espacio cultural donde fuese posible llegar a pie desde el hotel, hacer una visita y una cena para unas 150 personas. El espacio que mejor encajaba para esta ocasión era la Real Academia de Bellas Artes de Madrid.
La creatividad y la innovación ¿Cómo se aplican a este proyecto?
La creatividad y la innovación no tenían mucho protagonismo en este evento. Se podría destacar, que fue una mezcla de evento presencial y virtual donde conectábamos, en directo, con ponentes que se encontraban en Singapur y Australia y, desde la distancia, ellos mismos a través de sus teléfonos móviles manejaban sus presentaciones que se proyectaban desde un ordenador que teníamos nosotros en el control.
Planificar el trabajo. Las sesiones de trabajo previas son muy importantes para que el evento sea un éxito ¿Cómo han sido las tuyas?
Para este evento conté con Julio como coordinador de producción y la verdad que fue genial porque hizo visita de inspección al espacio para prever todos los inconvenientes que nos pudiéramos encontrar. Gracias a eso estuvimos a tiempo de modificar la altura de la escenografía y algún retoque extra. Posterior a la visita de inspección se hizo una primera reunión de producción para tratar todos los detalles de carga y descarga, espacios etc. y días antes de la carga del camión realizamos otra para tener claro todo lo que se llevaba y posibles cambios de última hora. Las reuniones de producción siempre son de gran ayuda antes de partir hacia el evento. Se hace un repaso intenso de todo lo que se lleva, lo que hay que fabricar, quien se encarga de montar la moqueta, etc.
¿Qué pasa el día previo al evento?
Bueno, aquí tenemos que diferenciar día previo al evento y día previo al montaje.
El día previo al montaje todo son nervios, ¿llegará el camión? ¿se habrán acordado de meter los adaptadores que pedimos en el último momento?
Si el día previo del montaje teníamos nervios, el día previo del evento se multiplican. El cliente ya ha llegado y está muy nervioso, pero empezamos con los ensayos y todo funciona. Suelen haber cambios de escaleta, de contenidos de presentaciones, pero es algo normal.
Día D. ¿Cómo se afronta?
“¡Por Dios, que todo lo que se probó ayer y funcionaba, funcione hoy también!”. Adrenalina. No importa que hayas hecho 5.000 eventos, siempre tendrás la misma sensación.
El cliente está muy nervioso quiere que todo salga perfecto, sin ningún tipo de fallo. Pones la mejor de tu sonrisa, mantienes la calma y vas por partes, punto por punto. Si el cliente te ve tranquilo y sereno se lo transmites a él también.
Terminamos ¿Y ahora qué?
Aplausos, abrazos a compañeros, felicitaciones por parte del cliente y una sensación de paz inexplicable. Toda la tensión que tenías acumulada se esfuma e incluso puede caer hasta alguna lagrimilla.
El día de después toca cierre de presupuesto, de facturación con proveedores e internas y reunión debrief para tratar los temas que han ido bien y no tan bien y así aprender de nuestros errores.
