Nuestros accounts dejan todos los cabos bien atados para cada evento, hasta los imprevistos están ya previstos. Obviamente, no somos máquinas somos personas, y siempre hay margen de error, no obstante, hay que intentar tener controlado hasta el mínimo detalle. Nuestra pieza clave, para evitar este tipo de problemas, es la escaleta en eventos.
La escaleta es como el guión de un “director de orquesta”, para el organizador de eventos. Es un documento donde consta el minutaje del desarrollo del evento, por lo que se podría decir que lo que no aparezca en ella no existe. El event planner debe estar concentrado al máximo para evitar que el día del evento se produzca cualquier desajuste en los horarios y por tanto en la organización del evento.
Los datos que encabezan una escaleta, son el día y hora exactos, así como el lugar o zona donde ocurre cada parte del evento. En ella concretaremos minuto a minuto lo que irá ocurriendo en el evento, desde la entrada de los primeros asistentes hasta el final del acto, pasando por discursos, pausas, vídeos, etc…
Cuando lo tengas todo, solo queda comprobar que todo va a marchar estupendamente y que todos los miembros del equipo saben cuál es su trabajo durante el desarrollo del evento.
Lo más efectivo es una pequeña reunión en la que se comente la escaleta y todas las posibles dudas que surjan de la misma. Es imprescindible que todos conozcan sus funciones y lo que deben hacer los compañeros para acudir y prestar ayuda cuando se necesite.
En tus eventos no dejes que nada quede al azar, así el éxito de tu evento estará garantizado.
