Uno de los temas que más se aborda en la industria de los eventos son los procesos de registro y acreditación de asistentes. Esta gestión es una de las que más trabajo genera, y en la que podemos diferenciar dos etapas clave: el proceso de inscripción de los invitados al evento, y el proceso de verificación del asistente el día del evento.
Un método tradicional es la realización de listas manuales o digitales, pero es un método no válido cuando contamos con muchos asistentes. Cuando organizamos eventos de grandes dimensiones resulta casi imposible gestionarlo sin la ayuda de la tecnología.
Para el proceso de registro e inscripción de nuestros invitados se recomienda disponer de un sitio web apto para todos los dispositivos. Una vez registrados, las personas inscritas recibirán un correo de confirmación con un código QR, que podrán llevar impreso o en sus dispositivos, para ser identificados a la llegada del evento.
El registro e inscripción de los asistentes también se podrá realizar a través del envío de email automáticos. Este recurso ayudará al organizador a ahorrar tiempo sin tener que estar pendiente de la información de los asistentes, completándose una vez que el invitado reciba el email y rellene sus datos.
Largas esperas a la entrada, pérdida u olvido de la acreditación, error de identificación, duplicidad de registros, … son algunas de las situaciones que se viven día a día en el acceso a cualquier evento. Para poder hacerlo de una forma efectiva y rápida, se debe utilizar un sistema fácil y ágil que evite que los asistentes hagan largas horas de fila como pasa con los métodos tradicionales. Para ello se puede utilizar alguna aplicación móvil integrada con el sistema de gestión del evento, que nos ayude a evitar la duplicidad de códigos.
El reconocimiento facial es otra de las soluciones más utilizadas en eventos a la hora de realizar el check-in y acreditación de los asistentes. Este sistema permite identificar a los asistentes mediante datos biométricos faciales en tiempo real a su llegada.
En conclusión, contar con un sistema de registro y acreditación apoyado en la tecnología generará procesos más rápidos y efectivos, diciéndole adiós a las largas esperas y desesperación de los invitados.
