Sara Allende, compañera de beon. Events, analiza la importancia de las visitas de inspección para el cliente, cuáles son sus necesidades, los objetivos que persiguen y cómo un venue determinado es la solución más acertada para el éxito de un evento ¿Qué nos aportan las visitas de inspección? Lo vemos en esta entrevista.
Las visitas de inspección son frecuentes en el sector en el que trabajamos ¿cuál es el objetivo de estas?
Existen diferentes objetivos respecto al cliente y respecto a nuestros compañeros, a nivel interno. El objetivo principal con el cliente es acercar lo máximo posible el resultado del evento a sus expectativas previas. Cuando éste contacta con nosotros ya se imagina cómo quiere que sea su evento. Gracias a las visitas de inspección podemos ir engranando y situando todas sus ideas en un espacio concreto. En otras palabras, previsualizar el evento in situ.
Con nuestros compañeros, el objetivo principal es poder ofrecerles toda la información que necesitan a la hora de realizar su trabajo y así facilitarles los procesos de comunicación y producción lo máximo posible.
¿Cómo se deben planificar las vistas de inspección para aprovechar este tiempo al máximo?
A las visitas de inspección acudimos cuando al cliente ya se le ha presentado una propuesta global de lo que puede ser su evento, por eso se deben de planificar teniendo en cuenta las partidas más importantes. En todo evento existe un efecto WOW que puede venir de diferentes elementos: una escenografía rompedora, un artista invitado, un concepto con gancho adaptado a piezas de todo tipo, una decoración que de valor no sólo al evento sino también a los objetivos de la empresa…, por ello es primordial dejar centrada toda la logística. Esto va a dar mayor seguridad al cliente e internamente va a facilitar la organización pre-evento.
¿Cuáles son los aspectos principales que no debemos pasar por alto?
Hay venues que son un lienzo en blanco y los hay que hablan por sí solos. A la hora de elegirlos es importante tener presente el tipo de evento y el tipo de cliente con el que estamos trabajando. Esto facilita mucho todas las decisiones que se vayan a tomar en cada visita de inspección. Un mismo evento tiene muchos elementos y muchos detalles a tener en cuenta, por ello lo principal es ver si el espacio nos va a dar la oportunidad de adaptarlos de manera que el evento tenga la forma y el peso que el cliente espera.
Y el cliente ¿qué es lo primero que busca a la hora de decidirse por un venue u otro?
A la hora de decidirse por un venue u otro lo que realmente busca el cliente es que el espacio pueda cumplir con sus expectativas, con las de los invitados y con los propios objetivos del evento. Obviamente, la parte económica sigue siendo importante a la hora de tomar una decisión. En este terreno, nuestra labor como accounts es aconsejar y guiar al cliente para conseguir resultados óptimos que cubran sus necesidades y a su vez estén dentro de sus posibilidades económicas.
La ‘responsabilidad social corporativa’ es uno de los aspectos a tener en cuenta ¿el cliente valora los espacios que miran por un consumo responsable?
Cada vez son más los clientes que miran por un consumo responsable. Esto lo vemos sobre todo en el modo de presentación de las distintas propuestas. Anteriormente, las presentaciones se maquetaban de una manera muy atractiva y visual para presentarlas en las oficinas del cliente, ahora la mayoría de ellas, se hagan vía email o personal, se presentan de manera online. A la hora de decidir sobre uno espacio u otro sí que dan más valor a aquellos venues que por ejemplo tienen sistemas de reciclaje, sistemas de iluminación de bajo consumo o un catering propio que trabaja en colaboración con comedores sociales.
