Juan José Lama, del equipo de compras, nos cuenta cómo es el día a día en este departamento, siempre buscando la excelencia de los proveedores con los que mantienen una estrecha relación, clave para el éxito de un evento.
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras en la industria de los eventos?
La mayoría de las empresas poseen un departamento de compras, como parte de sus operaciones diarias. En estos departamentos nos encargamos de proveer la compra de materiales o la contratación de servicios para el funcionamiento de la actividad diaria.
Entre las funciones que realizamos en este departamento destaca la búsqueda constante de nuevos proveedores, la homologación de proveedores, el análisis consumos y planificación de compras, la negociación y gestión de acuerdos comerciales, aprovisionamiento de materiales en tiempo y forma, evaluación de precios, etc.
¿Cómo influye este departamento en la organización de un evento?
El departamento de compras es un eslabón fundamental en el desarrollo de un evento. En el momento en que éste empieza a planificarse en nuestro departamento comenzamos a gestionar los pedidos de materiales que finalmente formarán parte del evento.
Desde la compra de la madera o el hierro que supondrán la base de la escenografía hasta la contratación de un espectáculo de magia, pasando por los servicios de alojamiento, catering, traslados… En compras siempre estamos a la búsqueda del mejor precio a la mejor calidad, para nuestros clientes.
¿Qué tenéis en cuenta a la hora de adquirir nuevos materiales?
Siempre se tiene en cuenta la calidad y el precio del producto, dentro de las necesidades que nos marquen desde el departamento de producción. Intentamos optimizar al máximo los recursos y adquirir materiales que se adecuen a las calidades y temporalidad de uso de los mismos.
¿Cómo es la relación con proveedores externos?
Tenemos diferentes niveles de relación con los proveedores externos. Desde el proveedor puntual que realiza un servicio único, a nuestros proveedores habituales que son realmente nuestros partners o compañeros de viaje en la organización de los eventos.
Estos últimos proveedores son con los que tenemos una relación más estrecha, nos conocen y saben cómo trabajamos. La base para que ésta sea una relación exitosa.
¿Tenéis en cuenta criterios sostenibles en el departamento?
En nuestra gestión con los proveedores tenemos en cuenta que ellos, a su vez, gestionen todo lo relativo a la producción y a los residuos de manera eficiente y con respeto al medio ambiente. Los criterios de sostenibilidad son un punto importante para nosotros a la hora de valorar y homologar a un proveedor.
Además, recordar que Eventisimo posee el certificado de ‘Evensost’ que confirma el cumplimiento de las buenas prácticas sostenibles en la organización de eventos.
