A la hora de organizar un evento debemos tener en cuenta muchos factores, para que dicho acto salga a la perfección. Dependiendo del tipo de evento debemos seguir un protocolo u otro, pues no podemos actuar de la misma forma en todos, pero sí que existen unas reglas básicas que nos ayudarán a que nuestro evento se realice de forma correcta independientemente de la tipología del mismo.
Las reglas básicas son las siguientes:
Localización y horario. Debemos tener en cuenta si el evento se realiza en exteriores o en espacios cerrados. Si dicho evento se celebra en espacios abiertos el protocolo adquiere un aire más informal, pero si la celebración se realiza en salones, centro de congresos u espacios parecidos debemos ser conscientes del tipo de evento en concreto, para adaptarnos a las características del mismo.
El horario también es muy importante, debemos ser muy puntuales y exigentes en este aspecto, sobre todo con la apertura y la clausura del acto.
Invitados. Es importante conocer qué público va a asistir al evento, debido a que esto marcará el tipo de invitación. Si se trata de un evento más íntimo, en el que el número de invitados no exceda de la treintena, la invitación se suele realizar de forma telefónica. Por otro lado, si se trata de un evento de gran afluencia lo normal es enviar invitaciones impresas con varias semanas de antelación.
Programa. Es esencial tener un programa de actos, para calcular el timing, cuantas personas van a asistir y como se va a desarrollar el evento, para que no surja ningún imprevisto.
Infraestructura. Controlar todos los elementos que interviene en la realización del evento, para que todo esté bajo control el día de la celebración.
Nada debe dejarse a la improvisación. Por ello, tener en cuenta estos aspectos básicos es fundamental, aunque hay otros factores más relacionados con las buenas prácticas y el protocolo de actuación como el tratamiento, el orden de intervenciones, las presentaciones o la etiqueta, en los que nos centraremos en otro próximo post.
