Pasamos un día con nuestra compañera Patricia Candel -Event Team Supervisor- durante la Convención interna de Phonak ‘Life is on’. ¿Quieres saber cómo vivió Patricia este evento? Así fue la organización y la planificación contado en primera persona.
Nos ponemos en situación:
- Día: 19 de junio
- Estamos con Patricia Candel
- Y acompañamos a Phonak
- Para celebrar la convención interna “Life is On”
Queremos saber más:
¿Qué es lo primero que tienes en cuenta cuando comienzas a poner en marcha el proyecto? La verdad es que no es solo “un primero”; en eventos debes tener en cuenta el menú completo. Si no consigues que el cliente esté feliz con todo lo que ha pedido, no vale que el primero sea espectacular, y el postre no esté mal.
Para cumplir plazos y cubrir todos los aspectos del evento en el arranque es fundamental analizar las necesidades del cliente, considerar sus expectativas y estudiar con el equipo qué, cómo y cuándo para ir dando forma al proyecto.
¿Con qué parte del equipo de beon. cuentas para este proyecto? ¡Pues con todos! Desde Digital hasta Creativity, pasando por todos los departamentos de producción como carpintería, imprenta, audiovisuales… Hacer reuniones de equipo ayuda no solo, a ver qué necesidades hay si no a adelantarte a posibles problemas in situ que teniéndolos en cuenta con antelación, se evitan o se minimizan.
Personalmente, trabajar con el equipo me aporta conocimiento en profundidad que puedo convertir en seguridad a la hora de hablar con el cliente de cosas que sé y conozco, argumentar qué sí y qué no, y el porqué.
¿Qué tienes en cuenta a la hora de seleccionar los venues o el formato? Esta pregunta es bastante difícil de contestar porque cada vez es más complicado sorprender y cumplir con las expectativas del cliente.
La búsqueda de venues es al final quizá lo que más tiempo exige para que tenga determinadas características, que cumpla normativas, que se adecue al concepto y visión espacial, que sea cómodo en términos de accesos, que se adecue en presupuesto, que tenga facilidades y servicios mínimos…
En cuanto al formato es más sencillo; se trata de adaptarse al tipo de evento que quiere el cliente y transformarlo ya sea presencial, virtual o híbrido. Después de esa primera elección, llega quizá la parte compleja de creación y materialización, pero que para mi es la más divertida.
La creatividad y la innovación ¿Cómo se aplican a este proyecto? Pues en este en concreto y para poder hacer algo diferente, propusimos al cliente utilizar la tecnología holográfica para lanzar uno de sus productos, y fue en lo que nos basamos para trabajar el concepto.
Planificar el trabajo. Las sesiones de trabajo previas son muy importantes para que el evento sea un éxito ¿Cómo han sido las tuyas? La verdad es que si las organizas y gestionas bien son super productivas. En este caso hicimos 3 reuniones conjuntas con todos los equipos: una a la confirmación del proyecto para compartir con todos el qué, cómo, dónde y cuándo; una segunda tras la visita de inspección al venue elegido por el cliente, con el fin de ajustar necesidades según planos, accesos, etc.; y una tercera 10 días previos al evento para asegurarnos de que estábamos todos en la misma línea y coordinar que todo fuese bien.
¿Qué pasa el día previo al evento? Los días previos son los de más nervios para todos; para el cliente porque tiene aún muchas cosas pendientes y cambios, y para nosotros que con todos esos cambios, necesitamos ser 100% proactivos y estar disponibles para ayudarle en todo lo que necesite.
Como por ejemplo en este evento… 2 días antes de viajar, con una escaleta de contenidos cerrada, me llamó el cliente y me informó que, debido a un problema de desabastecimiento en una de las piezas de su nuevo producto van a retrasar el lanzamiento que tenían previsto hacer. Habiendo informado al equipo y sin saber qué nos vamos a encontrar, lo único que podemos hacer es ser proactivos y estar prevenidos para lo que surja.
Esa mañana, tras la reunión interna del cliente para tomar una decisión, y una conjunta de ambos equipos, decidimos modificar el LIVE por pregrabados que facilitaran la labor de ambas partes y que dieran un resultado final acorde a las expectativas.
Día D. ¿Cómo se afronta? Con nervios, pero con la calma de saber que la pre-producción está muy preparada y que el equipo está dedicado al 100% para que el evento sea un éxito.
Con ilusión, con ganas de ver que lo hemos estado preparando durante un tiempo, se materializa y cobra vida.
Con respeto, un evento es algo vivo que te sorprende siempre… Mantener la adrenalina del directo es súper divertido (si te van las emociones 😊), pero siempre con prudencia y focalizándose en la ejecución perfecta del evento.
Terminamos ¿Y ahora qué? ¡¡Lo primero, abrazar a los compis!! Bueno ahora en pandemia darnos el puño 😊. Es una forma de celebrar el fin técnico del evento y de agradecer al equipo el esfuerzo. Después, pasar a brindar con el cliente (es tradición), y analizar por encima cómo ha ido. Es un momento de descanso tras el estrés que hemos vivido.
Ya hemos convocado una reunión de debriefing la semana próxima con Phonak para analizar qué ha ido bien y si ha habido algo que podamos mejorar de cara al futuro. Esa reunión tiene una réplica con el equipo para que podamos seguir mejorando.
¡Es hora de desmontar, cargar el camión y volver a casa! Nos vemos en la siguiente.
